Cómo presentar el Intrastat paso a paso (2026)

Si tu empresa compra o vende mercancías dentro de la Unión Europea y ha superado el umbral de exención, cada mes te toca presentar el Intrastat. El procedimiento no es complicado, pero requiere orden: reunir la documentación correcta, clasificar bien cada producto y no dejar pasar el plazo. Aquí tienes la guía práctica, paso a paso, para hacerlo sin errores.

Si todavía no tienes claro si estás obligado, qué umbral aplica o qué plazos rigen, te conviene empezar por nuestra guía completa del Intrastat: obligados, plazos y umbral, que explica el marco general. Este artículo se centra en el "cómo hacerlo" mes a mes.

Qué necesitas antes de empezar

El Intrastat es una declaración estadística que se presenta ante la AEAT para registrar los movimientos de mercancías entre España y otros países de la UE. El periodo de referencia es siempre el mes natural, y hay que declarar tanto las introducciones (compras/entradas) como las expediciones (ventas/salidas), según corresponda.

Antes de sentarte a rellenar la declaración, reúne:

• Todas las facturas de compra y venta intracomunitarias del mes.
• Los albaranes y documentos de transporte (CMR, notas de entrega) de cada operación.
• Los Incoterms pactados en cada envío.
• El detalle de transporte y seguro hasta la frontera española, si no van incluidos en el precio de factura.

Paso a paso para presentar el Intrastat

1. Reúne facturas, albaranes y documentos de transporte del mes

Cierra el periodo agrupando toda la documentación de las operaciones intracomunitarias realizadas en el mes natural que vas a declarar. Cuantos más datos tengas centralizados (factura + albarán + CMR), menos margen de error habrá en los pasos siguientes.

2. Clasifica cada producto con su código NC8

Cada partida debe llevar su código de la Nomenclatura Combinada (NC8), de 8 dígitos. Es el paso que más tiempo consume y donde más se falla, porque un código incorrecto distorsiona las estadísticas y puede generar requerimientos. Si tienes dudas sobre cómo encontrar y verificar el código correcto, lo explicamos en detalle en Nomenclatura Combinada (NC8) en el Intrastat.

3. Calcula el valor estadístico, el peso neto y las unidades suplementarias

Para cada partida hay que indicar el valor estadístico, el peso neto (en kg) y, si el producto lo requiere, las unidades suplementarias (piezas, litros, metros, etc., según la nomenclatura). Ojo: el valor estadístico no es el importe de la factura. Debe incluir los gastos de transporte y seguro hasta la frontera española, lo que en muchos envíos obliga a hacer un pequeño cálculo adicional. Tienes el detalle completo en El valor estadístico en Intrastat.

4. Indica origen/destino, Incoterms, naturaleza de la transacción y modo de transporte

Además de los datos anteriores, cada partida necesita: país de origen o destino, las condiciones de entrega (Incoterms) pactadas, la naturaleza de la transacción (compraventa, devolución, reparación, etc.) y el modo de transporte utilizado (carretera, marítimo, aéreo...). Son los campos que suelen quedarse a medias cuando la declaración se hace con prisas.

5. Presenta la declaración antes del día 12

La declaración se presenta en la Sede electrónica de la AEAT, mediante formulario electrónico o mediante un fichero (formato EDIFACT o CSV) si gestionas un volumen alto de partidas, siempre con certificado digital o identificación electrónica válida. El plazo es el mismo cada mes: los primeros 12 días naturales del mes siguiente al periodo declarado.

6. Guarda el justificante de presentación

Una vez enviada la declaración, la Sede genera un justificante. Consérvalo junto con la documentación del periodo: es tu prueba ante cualquier requerimiento posterior de la AEAT.

La declaración sin operaciones también es obligatoria

Un error habitual: pensar que si un mes no ha habido movimientos intracomunitarios no hay que declarar nada. No es así. Si tu empresa está de alta en el Intrastat, debes presentar la declaración sin operaciones aunque ese mes no haya habido ni compras ni ventas dentro de la UE. Omitirla es una de las causas más frecuentes de requerimientos evitables.

Errores comunes al presentar el Intrastat

• Confundir el valor estadístico con el importe de la factura, sin sumar transporte y seguro.
• Usar códigos NC8 genéricos o desactualizados en lugar del código específico del producto.
• Olvidar la declaración sin operaciones en los meses sin movimiento.
• Presentar fuera del plazo de los 12 primeros días naturales.
• No conservar el justificante de cada presentación mensual.

Cuándo conviene delegarlo

Si tu empresa mueve varias referencias al mes, trabaja con distintos Incoterms o simplemente no quiere dedicar horas cada mes a clasificar partidas y comprobar plazos, delegar el Intrastat suele compensar: reduce el riesgo de errores y libera tiempo del equipo administrativo.

En Cargoback presentamos el Intrastat a cualquier empresa obligada, con tarifa plana mensual y sin permanencia. Si prefieres que nos ocupemos nosotros, solicita nuestro servicio de presentación de Intrastat y te respondemos en menos de 2 horas hábiles.

Esta guía es informativa y resume la normativa vigente en 2026; confírmalo con nosotros o con tu asesoría fiscal antes de tomar decisiones.