Primer año como obligado a Intrastat: qué hacer al superar el umbral

Tu empresa ha crecido, las compras o las ventas dentro de la Unión Europea han subido y de repente aparece una obligación nueva: el Intrastat. El primer año como obligado suele ser el más incómodo, porque hay que montar desde cero un proceso mensual con datos que hasta ahora nadie recopilaba. Esta guía ordena lo que tienes que hacer, en qué orden y con qué plazos.

Cuándo pasas a estar obligado

Intrastat es una declaración estadística —no tributaria— que se presenta ante la AEAT. La obligación nace cuando superas el umbral de exención de 400.000 € anuales, y aquí está la primera trampa: el umbral se mide por separado en cada flujo.

• Introducción: compras o entradas de mercancía procedente de otros Estados miembros.
• Expedición: ventas o salidas de mercancía con destino a otros Estados miembros.

Puedes superar los 400.000 € solo en introducción y quedarte muy por debajo en expedición. En ese caso declaras únicamente el flujo que ha superado el umbral, no los dos. Es un error clásico del primer año: empezar a declarar de más, o dar por hecho que ambos flujos van juntos.

Si aún no tienes claro si te toca, revisa antes quién está obligado a presentar Intrastat y el detalle completo en la guía de Intrastat 2026: obligados, plazos y umbral.

El calendario que marcará tu año

Una vez dentro, el ritmo es fijo y no admite improvisación:

• Periodo de declaración: el mes natural.
• Plazo de presentación: los primeros 12 días naturales del mes siguiente.
• Declaración sin operaciones: si estás de alta y un mes no has tenido movimientos intracomunitarios, sigues obligado a presentar. No presentar porque "ese mes no hubo nada" es uno de los fallos más frecuentes de los novatos.

Conviene que no lo confundas con el modelo 349, que es una obligación tributaria (IVA), sin umbral y con plazo en los primeros 20 días del mes siguiente. Son obligaciones distintas: presentar el 349 no sustituye al Intrastat, ni al revés.

Qué datos vas a necesitar de cada operación

Aquí es donde el primer año se complica, porque tu ERP o tu facturación probablemente no guarden todavía toda esta información. Por cada partida de la declaración necesitas:

• Código NC8: el código de la Nomenclatura Combinada a 8 dígitos que clasifica la mercancía.
• Valor estadístico: ojo, no es el importe facturado; incluye el transporte y el seguro hasta la frontera española.
• Peso neto y, cuando el código NC8 lo exija, unidades suplementarias.
• País de origen (en introducción) o país de destino (en expedición).
• Incoterms, naturaleza de la transacción y modo de transporte.

La recomendación práctica: antes de tu primera declaración, siéntate con el listado de referencias que mueves habitualmente y asígnales su código NC8 de una vez. Ese trabajo se hace una sola vez y te ahorra el 80 % de las dudas de cada mes. Lo mismo con los Incoterms: pide a comercial y a compras que queden reflejados en el pedido, no en un correo suelto.

Cómo se presenta

La presentación se hace en la Sede electrónica de la AEAT, por formulario electrónico o mediante fichero en formato EDIFACT o CSV. Si tienes pocas partidas, el formulario basta; si mueves decenas o cientos de líneas al mes, el fichero es la única vía razonable y merece la pena preparar una exportación desde tu ERP desde el principio.

Si quieres ver el proceso completo pantalla a pantalla, lo tienes en cómo presentar el Intrastat paso a paso.

Qué pasa si te equivocas al empezar

Presentar fuera de plazo, de forma incompleta o con errores constituye una infracción administrativa grave según la Ley de la Función Estadística Pública, graduada en función del importe de las operaciones. No hay un "periodo de gracia" por ser tu primer año: desde la primera declaración se te exige lo mismo que a una empresa con diez años de historial.

Por eso, en los primeros meses conviene ser especialmente riguroso con tres cosas: no saltarse ningún mes, cuadrar el valor declarado con la contabilidad y revisar la coherencia entre valor, peso y unidades antes de enviar el fichero.

Checklist para tu primer año

1. Comprueba flujo por flujo si has superado los 400.000 €.
2. Marca en el calendario el día 12 de cada mes como fecha límite.
3. Clasifica tus mercancías con su código NC8.
4. Define cómo calcularás el valor estadístico en cada Incoterm.
5. Prepara la exportación de datos desde tu ERP.
6. Recuerda presentar también los meses sin operaciones.

Delega tu primer Intrastat y empieza con buen pie

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Esta guía es informativa y resume la normativa vigente; confírmalo con nosotros o con tu asesoría fiscal antes de tomar decisiones.